גיבוי תמונות וקבצים: ענן, כונן חיצוני או שניהם יחד

כמעט לכל אחד יש סיפור כזה, או שהוא מכיר מישהו עם סיפור כזה: טלפון שנפל לים עם תמונות של שנה שלמה, מחשב נייד שנגנב עם עבודת הגמר, כונן קשיח שהפסיק לעבוד ולקח איתו את תמונות החתונה. אנחנו שומרים היום כמעט את כל הזיכרונות והמסמכים החשובים שלנו בצורה דיגיטלית, אבל רבים מאיתנו עדיין לא מגבים אותם באופן מסודר. גיבוי הוא לא עניין טכני מסובך. הוא הרגל, וברגע שמגדירים אותו נכון, הוא כמעט שקוף.

למה גיבוי אחד לא מספיק

הרבה אנשים חושבים שהם מגובים כי התמונות ״בענן״. אבל לעיתים קרובות מדובר בסנכרון, לא בגיבוי. סנכרון אומר שהקבצים זהים בכמה מקומות. אם מחקתם תמונה בטלפון, היא נמחקת גם בענן. אם קובץ נפגע מתוכנת כופר, הגרסה הפגועה מסתנכרנת לכל המכשירים.

גיבוי אמיתי הוא עותק נפרד, שאפשר לחזור אליו גם אם המקור נפגע. ומומחים ממליצים על יותר מעותק אחד, במקומות שונים. הכלל המוכר ביותר נקרא ״3-2-1״: שלושה עותקים של המידע, בשני סוגי אחסון שונים, ואחד מהם מחוץ לבית.

זה נשמע מסובך, אבל בפועל, לרוב האנשים, זה אומר: הקבצים במחשב או בטלפון, עותק בכונן חיצוני, ועותק בענן.

גיבוי בענן: נוח ואוטומטי

שירותי ענן מאפשרים לגבות את הטלפון והמחשב באופן אוטומטי, בלי לעשות כלום. התמונות עולות לענן ברגע שמצלמים אותן, והמסמכים מתעדכנים בזמן אמת. היתרון הגדול הוא שהגיבוי נמצא מחוץ לבית, כך שגם שריפה, הצפה או פריצה לא יפגעו בו.

לרוב השירותים יש נפח חינמי מוגבל, ומעבר אליו צריך לשלם מנוי חודשי או שנתי. כשבוחרים שירות, כדאי לבדוק כמה נפח צריך, האם השירות שומר גרסאות קודמות של קבצים, כמה זמן נשמרים קבצים שנמחקו, והאם קל להוריד את כל המידע אם תרצו לעבור לשירות אחר.

החיסרון העיקרי הוא התלות. אם שכחתם לשלם, אם החשבון נחסם או נפרץ, הגישה למידע עלולה להיפגע. לכן חשוב להגן על חשבון הענן עם סיסמה חזקה ואימות דו-שלבי.

כונן חיצוני: שליטה מלאה בידיים שלכם

כונן חיצוני הוא פתרון פשוט וחד פעמי מבחינת עלות. מחברים אותו למחשב, מעתיקים את הקבצים, ויש לכם עותק פיזי שאתם שולטים בו לחלוטין, בלי מנוי ובלי תלות באינטרנט. לכמויות גדולות של מידע, כמו ארכיון תמונות של שנים או קבצי וידאו, הוא גם חסכוני יותר מהענן לטווח ארוך.

למערכות ההפעלה הנפוצות יש כלי גיבוי מובנים, שיודעים לגבות את המחשב לכונן חיצוני באופן אוטומטי ברגע שהוא מחובר, ולשמור כמה גרסאות של כל קובץ. כדאי להפעיל אותם, במקום להעתיק תיקיות ידנית.

החיסרון הוא שכונן חיצוני הוא חפץ פיזי. הוא יכול להתקלקל, ליפול או להיגנב, ואם הוא נמצא באותו בית כמו המחשב, אסון אחד עלול לפגוע בשניהם. לכן, הוא לא מספיק כגיבוי יחיד.

השילוב המנצח

לרוב המשפחות והעסקים הקטנים, השילוב של ענן וכונן חיצוני נותן את ההגנה הטובה ביותר. הענן מגבה באופן אוטומטי ושוטף, במיוחד את הטלפונים. הכונן החיצוני מחזיק עותק מלא של הכל, כולל ארכיונים גדולים, ומתעדכן פעם בשבוע או בחודש.

אפשרות למתקדמים היא כונן רשת ביתי, מכשיר שמחובר לראוטר ומשמש כשרת אחסון לכל מכשירי הבית. הוא מאפשר גיבוי אוטומטי של כמה מחשבים וטלפונים, ואפשר אפילו להגדיר אותו לגבות את עצמו לענן.

מה שחשוב הוא שהגיבוי יהיה אוטומטי ככל האפשר. גיבוי שתלוי בזה שתזכרו לעשות אותו, בסוף לא יקרה.

מה לגבות, ומה פחות

לא הכל צריך גיבוי באותה רמת חשיבות. תוכנות ומערכת ההפעלה אפשר להתקין מחדש. מה שאי אפשר לשחזר הוא המידע האישי שלכם:

• תמונות וסרטונים משפחתיים.
• מסמכים אישיים: חוזים, תעודות, אישורים, טפסים סרוקים.
• קבצי עבודה ולימודים.
• גיבויים של אפליקציות מסרים, אם השיחות חשובות לכם.
• רשימת הסיסמאות, דרך מנהל הסיסמאות.

כדאי גם לעשות סדר. ארכיון של עשרות אלפי תמונות, כולל צילומי מסך ותמונות כפולות, תופס מקום ומקשה למצוא את מה שחשוב. מיון מדי פעם חוסך נפח ועושה את הגיבוי יעיל יותר.

לבדוק שהגיבוי עובד

גיבוי שלא נבדק הוא הבטחה, לא ביטחון. מדי כמה חודשים, נסו לשחזר קובץ או תיקייה מהגיבוי. ודאו שהקבצים נפתחים ושהם עדכניים. בדקו שהגיבוי האוטומטי בטלפון עדיין פעיל, ושלא נעצר בגלל שהנפח בענן התמלא.

כשמחליפים טלפון או מחשב, זה זמן מצוין לבדוק שהכל עובר כמו שצריך, ולפני שמוסרים או מוכרים מכשיר ישן, ודאו שהכל מגובה, ואז אפסו אותו כדי למחוק את המידע.

רעיון שימושי הוא לקבוע תזכורת קבועה ביומן, למשל בתחילת כל רבעון, לבדיקת גיבוי קצרה. עשר דקות פעם בשלושה חודשים מספיקות כדי לוודא שהכל תקין, ולגלות בעיה בזמן ולא ביום שבו באמת צריכים את הקבצים.

לעסקים קטנים: עוד שכבה של אחריות

בעסק, אובדן מידע הוא לא רק עוגמת נפש אלא גם נזק כלכלי ולעיתים גם משפטי. קבצי לקוחות, הנהלת חשבונות וחוזים חייבים להיות מגובים באופן קבוע. במקרים רבים יש גם חובות חוקיות לשמירת מסמכים לתקופה מסוימת. עסקים שמחזיקים מידע רגיש צריכים לחשוב גם על הצפנה של הגיבויים, ומומלץ להתייעץ עם איש מקצוע בתחום אבטחת המידע כדי לבנות פתרון מתאים.

לסיכום, גיבוי טוב הוא שילוב של ענן וכונן חיצוני, עם כמה שיותר אוטומציה ובדיקה תקופתית. ההשקעה בזמן ובכסף קטנה, והשקט הנפשי שהיא נותנת גדול. אל תחכו לתקלה כדי להתחיל.