יום גיבוש לחברה שעובד באמת: מדריך למארגנים

כמעט כל עובד בישראל השתתף לפחות פעם אחת ביום גיבוש. חלק זוכרים אותו כחוויה מצוינת שקירבה בין אנשים, וחלק זוכרים יום ארוך באוטובוס, פעילות שאף אחד לא רצה ונאום ארוך מדי של המנכ״ל. ההבדל בין שני הסוגים אינו בתקציב, אלא בתכנון. מי שקיבל את המשימה לארגן את היום הבא, יכול להפוך אותו לאירוע שהעובדים באמת מחכים לו.

מה המטרה של היום הזה

לפני שבוחרים פעילות, שאלו את השאלה הבסיסית: למה אנחנו עושים את זה? האם המטרה היא לחגוג הצלחה, לחבר בין צוותים שלא עובדים יחד, לקלוט עובדים חדשים, לתת הפסקה אחרי תקופה לחוצה, או לעבוד על נושא מסוים כמו שיתוף פעולה? כל מטרה מובילה לסוג אחר של יום.

יום שמטרתו לחגוג יכול להיות קליל ומבוסס על הנאה, ארוחה טובה ופעילות כיפית. יום שמטרתו לחזק עבודת צוות יכלול כנראה אתגרים קבוצתיים ומשימות משותפות. יום שמטרתו לחשוב על אסטרטגיה ישלב סדנה מקצועית עם זמן חופשי.

כשהמטרה ברורה, קל יותר גם להסביר לעובדים למה הם מגיעים, וקל יותר להחליט מה להכניס לתוכנית ומה לוותר.

להכיר את הקהל

צוות של אנשים צעירים במשרד הייטק שונה מאוד מצוות ותיק במפעל, ושניהם שונים מחברה עם עובדים בכל הגילאים. לפני שבוחרים פעילות, חשבו על הרכב העובדים: גילאים, מצב פיזי, משפחות עם ילדים קטנים, עובדים שומרי שבת או כשרות, ועובדים עם מוגבלות.

שאלון קצר ואנונימי יכול לעשות פלאים. שאלו מה הם מעדיפים: פעילות ספורטיבית או רגועה, יום בטבע או בעיר, אירוע עם בני זוג או רק עובדים. גם אם לא תוכלו לרצות את כולם, התחושה שהתייעצו איתם משפרת את היחס לאירוע.

הקפידו שהפעילות תהיה מכלילה. אתגר פיזי קשה עלול להשאיר חלק מהעובדים בצד, ופעילות שמבוססת על אלכוהול עלולה להרחיק עובדים שאינם שותים.

סוגי פעילויות

האפשרויות רבות ומגוונות. הנה כמה כיוונים פופולריים:

• פעילות בטבע: טיול מודרך, קיאקים, ג'יפים או מסלולי אופניים.
• אתגרים קבוצתיים: חדרי בריחה, משחקי ניווט עירוני, תחרויות בישול.
• סדנאות יצירה: אמנות, תופים, קרמיקה, מיקסולוגיה או צילום.
• התנדבות משותפת: יום עבודה בעמותה, בחווה או בשיפוץ מקום ציבורי.
• נופש: יום או יומיים במלון עם בריכה, ספא ואירוע ערב.

לעיתים קרובות השילוב עובד הכי טוב: פעילות בבוקר, ארוחה משותפת, ואחר הצהריים זמן חופשי או אירוע ערב. כך כל עובד מוצא משהו שמתאים לו.

מיקום ולוגיסטיקה

המיקום משפיע על כל היום. נסיעה של שלוש שעות לכל כיוון אוכלת חצי מהזמן ומעייפת את כולם. עדיף בדרך כלל מקום שנמצא במרחק סביר, אלא אם כן מדובר בנופש של יותר מיום אחד. בדקו גישה, חניה, מקומות מוצלים ומקום מקורה במקרה של מזג אוויר קשה.

הסעה מאורגנת היא כמעט תמיד רעיון טוב. היא מבטיחה שכולם מגיעים בזמן, מאפשרת לעובדים לשוחח בדרך ופותרת את בעיית הנהיגה חזרה, במיוחד אם יש שתייה באירוע הערב.

תזמון גם הוא קריטי. הימנעו מתקופות עמוסות בעבודה, מימים שקרובים לחגים כשרבים בחופשה, ומקיץ לוהט אם הפעילות בחוץ. בררו מראש מועדים עם המנהלים, כדי שכמה שיותר עובדים יוכלו להשתתף.

אוכל, שתייה ותקציב

אוכל טוב הוא חלק מרכזי בכל אירוע ישראלי. ודאו שיש אפשרויות לכל העובדים: כשר, צמחוני, טבעוני וללא גלוטן לפי הצורך. שאלו מראש על אלרגיות. ארוחה משותפת היא לעיתים הזמן שבו מתקיימות השיחות הטובות ביותר של היום.

את התקציב כדאי לחלק לפי סעיפים: הסעה, פעילות, אוכל, מקום, ולעיתים גם מתנה או מזכרת. השאירו אחוז קטן לבלתי צפוי. בקשו הצעות מחיר כתובות מכל ספק, וודאו מה כלול ומה לא.

חברות הפקה של אירועי חברה יכולות לחסוך הרבה עבודה, במיוחד באירועים גדולים. הן מכירות ספקים, יודעות לתמחר ומטפלות בלוגיסטיקה. מצד שני, באירוע קטן ופשוט, אפשר לארגן לבד בלי בעיה.

ביום עצמו

מנו צוות קטן שאחראי על האירוע ביום עצמו. מישהו שאחראי על ההסעות, מישהו שעומד בקשר עם הספקים ומישהו שמטפל בבעיות. הכינו לוח זמנים מפורט, אבל השאירו בו גמישות. משהו תמיד מתעכב.

שמרו על חלק פורמלי קצר. אם יש נאומים או הצגת נתונים, עדיף שיהיו קצרים וממוקדים. העובדים הגיעו כדי ליהנות ולהתחבר, ולא כדי לשמוע עוד ישיבת צוות.

צלמו את היום, ושלחו לעובדים אחר כך את התמונות. זה מאריך את החוויה ונותן לה זיכרון משותף.

אחרי האירוע

כמה ימים אחרי, שלחו שאלון משוב קצר. מה אהבו, מה פחות, מה היו רוצים בפעם הבאה. המשוב הזה הוא הבסיס לאירוע הבא, והוא גם מראה לעובדים שדעתם חשובה.

כדאי גם להודות בפומבי לצוות שארגן את היום ולספקים שעשו עבודה טובה. הודעת תודה קצרה לכל העובדים, עם כמה תמונות נבחרות, סוגרת את האירוע באווירה חיובית. ואם במהלך היום עלו רעיונות או תובנות, למשל בסדנה או בשיחה פתוחה, אל תתנו להם להיעלם. רשמו אותם, העבירו אותם להנהלה, והראו לעובדים שמשהו קרה בעקבותיהם. כך יום הגיבוש הופך מאירוע חד פעמי לחלק מתרבות ארגונית, ועובדים מחכים כבר לפעם הבאה.

לסיכום, יום גיבוש מוצלח לא דורש תקציב עצום, אלא מטרה ברורה, הכרות עם העובדים ותכנון קפדני. כשהיום מותאם לאנשים, הם חוזרים לעבודה עם אנרגיות טובות, ועם קשרים חדשים שמשפיעים גם על העבודה היומיומית.